RGPD

L’ASBL « Olina », numéro d’entreprise 0881.393.369 dont le siège est situé rue de Berchem 7 à 1080 Molenbeek-Saint-Jean, est considérée comme « Responsable de traitement » au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après « le RGPD »).

La présente politique de protection de données est susceptible de faire l’objet de modifications et d’ajouts, en raison d’évolutions législatives ou d’autre nature (notamment relatives aux moyens technologiques utilisés pour le traitement de données).

Nous vous invitons à vous connecter régulièrement à la présente page de ce site web où vous trouverez toujours la version la plus à jour de la politique de protection de données qui, à chaque modification, est applicable dès sa mise en ligne.

Champ d’application de la présente déclaration

En tant que personne qui bénéficie des services d’Olina, ou entre en contact d’une manière ou d’une autre avec celle-ci et dont les données à caractère personnel sont traitées par Olina, pour diverses finalités, en tant que bénéficiaire (parents d’enfant, ou tuteur), travailleur, partenaire institutionnel, stagiaire, volontaire, fournisseur, ou en toute autre qualité, vous êtes concerné par la présente déclaration qui décrit les mesures prises relativement aux traitements de vos données à caractère personnel et relativement à vos droits.

Principes généraux

Olina garantit que tout traitement des données personnelles qu’elle opère est conforme au RGPD.

En conséquence, Olina :

- Met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer que le traitement est effectué conformément aux principes du RGPD.
- Veille à se conformer aux dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel. A ce titre, Olina adopte les mesures appropriées pour tenir compte de la protection des données dans le cadre de ses activités, et ce, dès leur origine (principe de protection des données dès la conception).
- Garantit de ne collecter, traiter ou utiliser que les seules données qui sont nécessaires au regard de la finalité spécifique des traitements qu’elle opère. Cela s'applique à la quantité des données à caractère personnel qui est collectée, à l'étendue de leur traitement, à leur durée de conservation et à leur accessibilité (principe de protection des données par défaut.)

 Finalités du traitement

Vos données à caractère personnel qui sont collectées et utilisées par Olina, le sont en vue de réaliser aux mieux ses missions liées à l’accueil d’enfants de 0 à 5 ans au sein de différentes crèches, et en vue d’améliorer les services qu’elle propose.

De manière générale, les finalités des traitements relatifs à vos données sont :

- De répondre à des obligations légales;
- De répondre à des obligations contractuelles, comme par exemple le suivi de ses bénéficiaires, la gestion des moyens humains de Olina (employés, stagiaires), la bonne exécution des conventions passées avec diverses catégories de personnes (partenaires, fournisseurs, prestataires techniques, etc.).

Données susceptibles d’être collectées, délais de conservation et communication de ces données à des tiers

La majorité du temps, les données collectées sont relatives à votre identité (nom, prénom), et à vos données de contact (mail, téléphone, adresse postale…).

Olina est le destinataire principal de ces données et elles ne sont en aucun cas communiquées à des tiers, à l’exception de sous-traitants ou de partenaires avec lesquels Olina collabore en vue de respecter des obligations légales et contractuelles ou de vous fournir un service adéquat. Certaines données sont envoyées à l’ « Office de la Naissance et de l’Enfance » (ou « ONE ») en raison d’obligations légales basées sur l’agrément dont bénéficie Olina. La politique de confidentialité de l’ONE peut être consultée à l’adresse suivante : https://www.one.be/one-cookies/.

Ni Olina, ni ses sous-traitants, ni aucun de ses partenaires ne procèdent à la commercialisation de vos données.

Dans le cadre des missions d’ Olina, d’autres données peuvent être collectées telles que la situation familiale, la nationalité, les données de santé, la date de naissance, la profession, la nationalité, le statut administratif, les revenus, la date de naissance, …

Vos données sont conservées durant la durée du traitement et, sous réserve d’obligations légales portant exceptionnellement le délai à 30 ans, la conservation de vos données ne dépasse pas 7 ans.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits énoncés ci-après.

1. Droit d’accès et d’information

Vous disposez du droit d’accès à vos données, c’est-à-dire le droit d’accéder, sans devoir motiver votre demande, à vos données à caractère personnel qui sont traitées par Olina. Vous pouvez également demander que vous soit remise une copie des données traitées.

En cas de demande excessive, Olina peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs relatifs à la demande qui lui est adressée. En cas de demande manifestement abusive, Olina peut également s’opposer à la demande qui lui est adressée.

2. Droit de rectification

Vous avez le droit d'obtenir d’ Olina, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.
Dans le cas où les données sont rectifiées, Olina procède à une notification auprès de chaque sous-traitant ou partenaire auquel vos données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

3. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous pouvez exiger de Olina l’effacement de vos données à caractère personnel dans les meilleurs délais, dans les cas suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
- le traitement des données reposait exclusivement sur votre consentement, que vous avez retiré ;
- vous vous opposez, pour des raisons fondées, au traitement.

Dans tous les cas, ce droit ne pourra être accordé si le traitement est nécessaire en vue de respecter une obligation légale qui requiert ledit traitement ou s’il est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Dans le cas où vous données sont effacées, Olina procède à une notification auprès de chaque de chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

4. Droit à la limitation

Vous avez le droit d'obtenir d’Olina la limitation du traitement relatif à vos données à caractère personnel lorsque l’une des hypothèses suivantes s'applique :
- Vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel. Dans ce cas, la limitation n’est d’application que pendant une durée permettant à Olina de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
- Le traitement est illicite, et au lieu d’un effacement, vous exigez que leur utilisation soit limitée ;
- Olina ne traite plus vos données aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
- Vous êtes en mesure de prouver que vous vous êtes opposé au traitement.

En cas de limitation du traitement de vos données à caractère personnel, Olina a l’obligation de le notifier à chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

5. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de demander que les données que vous avez fournies à Olina vous soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Par ailleurs, vous avez le droit de transmettre vos données à un autre responsable de traitement sans qu’ Olina ne puisse y faire obstacle.
Vous pouvez même demander que ces données soient transmises directement d’ Olina vers un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.

6. Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel.
Dans cette hypothèse, Olina doit cesser immédiatement le traitement des données en question, à moins que :
- Olina ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent vos intérêts, vos droits et vos libertés,
- Olina démontre qu’il existe des motifs servant à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Le délégué à la protection des données et Autorité de protection des données

Si vous désirez faire valoir l’un des droits exposés ci-dessus, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de Olina (ci-après « DPD ») qui peut être contacté via mail : ambre@olina.be

S’agissant de données à caractère personnel, et donc confidentielles, votre demande doit être accompagnée d’une preuve de votre identité, notamment par la production de votre carte d’identité.

Olina s’engage à répondre à toute demande dans un délai raisonnable, et en tout état de cause, dans un délai maximum d’1 mois à compter de la réception de votre demande.

En fonction de la complexité de la demande, et conformément au RGPD, le délai de réponse peut être porté à 3 mois à compter de la réception de votre demande.

En cas de désaccord ou absence de réponse, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) dont les coordonnées complètes sont disponibles sur : www.autoriteprotectiondonnees.be/